ثبت شرکت همانند دیگر کار‌های اداری، دارای روندی مرحله‌ای و بر اساس اصول و قواعد خاصی است که پیشرفت تکنولوژی باعث شده این روند به سرعت بالایی دست یابد و در تقویت و استحکام معاملات تجاری نقش موثری داشته باشد. از این رو ادارات ثبت مکلف‌اند در آخر هر ماه فهرست کامل شرکت‌ها و موسساتی را که در طول ماه به ثبت می‌رسند و تغییرات حاصله در مورد شرکت‌ها و موسسات موجود و همچنین نام اشخاص حقیقی یا حقوقی را که دفتر قانونی به ثبت رسانده‌اند با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره‌های آن به اداره امور مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال کنند