اهمیت ثبت شرکت و ثبت تغییرات شرکت

در واقع با ثبت یک شرکت فعالیت‌های آن قانونی می‌شود و براساس مشخصات درج شده در اساسنامه در زمینه کسب‌وکار اقتصادی مشغول به فعالیت می‌شود. دیگران هم با تکیه بر این مشخصات قانونی با آن شرکت وارد معامله خواهند شد.

اما در بعضی مواقع و به دلایلی مانند استفاده از فرصت‌های بازار و عبور از بحران‌ها مدیران مجبور به ایجاد تغییراتی مانند: تغییر در سرمایه شرکت، تغییر اعضای هیئت مدیره، تغییر سمت هئیت مدیره، تغییر حق امضا، تغییر نام شرکت، تغییر آدرس و نشانی شرکت، تغییر بازرسین، انحلال شرکت، تبدیل شرکت سهامی خاص به سهامی عام و… در اساسنامه شرکت خود می‌شوند.

تمامی این تغییرات و تصمیمات شرکت‌ها در مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق‌العاده یا در جلسات هیئت مدیره انجام می‌گیرد.

بعد از ثبت شرکت یک بحث مهم قانونی که دارای نکات و پیچیدگی‌های فراوانی است، مربوط به ثبت تغییرات شرکت است زیرا باید تمامی این تغییرات طی مراحل قانونی خاص خود در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت برسند و عدم آگاهی کافی مدیران و سهامداران در این زمینه سبب بروز مشکلاتی برایشان می‌شود.

مراحل کلی ثبت تغییرات شرکت

به طور کلی، شرکت‌ها برای ثبت تغییرات خود اقدامات زیر را انجام می‌دهند:
• تصویب تغییرات توسط هیئت مدیره
• تنظیم صورت جلسه و امضاء زیر تمام اوراق توسط شرکا
• تشکیل مجمع عمومی با توجه به نوع تغییرات
• ارائه صورت جلسه به اداره‌ ثبت شرکت‌ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir
• درج آگهی صورت جلسه
• ارسال مدارک از طریق پست به اداره ثبت شرکت ها
• مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها و پرداخت هزینه مربوطه به آن و پرداخت هزینه روزنامه رسمی کشور

در ادامه به مراحل ثبت چند نمونه از متداول ترین تغییرات شرکت می‌پردازیم.

تغییر نام شرکت

این تغییر در اختیار نهاد مجمع عمومی فوق‌العاده است و با تنظیم صورت جلسه تغییر نام توسط اعضا امضا و پس از تایید، سپس نام جدید شرکت به جای نام قبلی انتخاب و با ارائه مدارک مربوطه به اداره ثبت شرکت تحویل داده می‌شود.

تغییر آدرس و نشانی شرکت

آدرس هر شرکت محل قانونی و نشانی معتبر آن است که در آگهی تاسیس اعلام می شود. در صورتی که شرکت ثبت شده، بخواهد محل فعالیت خود را تغییر دهد، می‌بایست سند مالکیت یا اجاره نامه مکان جدید را در جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده و مدارک لازم را با پرداخت هزینه‌های مربوط به آگهی در روزنامه به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال کند. پس از مراحل طی شده، اداره ثبت تغییرات شرکت، آدرس را در روزنامه‌های کثیرالنتشار درج می کنند.

تغییر صاحبین امضا در شرکت

در اساسنامه هر شرکت مشخص می‌شود که امضاء کردن چک‌ها، سفته‌ها، قرارداد‌ها، اوراق بهادار، اوراق عادی و اداری با امضاء چه شخص و اشخاصی به عنوان دارنده یا دارندگان حق امضاء معرفی شود. حق امضاء شرکت با موافقت کلیه اعضا هیئت مدیره و سهامداران به اعضا اعطا می‌شود.
حال برای تغییر در حق امضاء، بایستی با برگزاری مجمع عمومی فوق‌العاده یا جلسه اعضای هیات مدیره این بند از اساسنامه را اصلاح کنید و در صورت تایید، صورتجلسه ایجاد شود.

به این ترتیب هرگونه تغییر در حق امضاء باید در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شود و پس از آن با آگهی روزنامه رسمی، تغییر صاحبین امضاء به رسمیت شناخته می‌شود.

تغییر هیئت مدیره و بازرسین یا تغییر سمت آن‌ها

تغییر در اعضای هیئت مدیره و بازرسین شرکت و یا تغییر در سمت آن‌ها جزء رایج‌ترین صورتجلسات تغییرات شرکت است. در صورتی‌ که یک شرکت تغییری در این زمینه داشته باشد باید به اطلاع اداره ثبت شرکت‌ها برساند. این تغییرات و تمدید اعضای هیئت مدیره و بازرسین از وظایف مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق‌العاده است.

در این مجمع سهامداران شرکت می‌توانند هیئت مدیره را تعیین کنند و هیئت مدیره با تشکیل جلسه‌ای می‌تواند از میان خود، شخصی را به‌عنوان رئیس هیئت مدیره، معاون و مدیرعامل تعیین کند.

تشکیل مجمع عمومی برای تغییر و تمدید در هیئت مدیره و بازرسین، اگر در پایان سال مالی باشد، مجمع عمومی عادی سالیانه خواهد بود، اما اگر در طی سال مالی بنابر شرایط خاص ایجاد گردد مجمع عمومی فوق‌العاده خواهد بود.

انحلال شرکت

شرکت‌ها همانطور که ایجاد می‌گردند امکان دارد روزی به دلایلی منحل شوند. انحلال به منزله پایان عمر شرکت و عدم ادامه فعالیت است که این دلایل با توجه به نوع هر شرکت به ثبت رسیده متفاوت می‌باشد. برای انحلال باید یک مدیر به عنوان تصفیه و رسیدگی به امور تقسیم دارائی میان سهامداران قبل یا بعد از انحلال معرفی گردد. هرگونه ثبت تغییرات به دلیل انحلال یا تصفیه شرکت از وظایف مجمع عمومی فوق‌العاده است.